Một khảo sát của công ty cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự cho thấy, phần lớn nhân viên hiện nay không biết cách giao tiếp qua email. Viết email cũng là một kỹ năng mềm nhưng dường như đang bị bỏ qua và chưa được chú trọng đào tạo trước khi nhân sự gia nhập thị trường việc làm.
5 kỹ năng giao tiếp qua email nhân viên cần biết
Tối ưu tiêu đề email
Một người có thể nhận được số lượng email mỗi ngày. Nếu bạn gửi email nhưng không có chủ đề hay chủ đề không liên quan, liệu người nhận có chú ý đến email hay không. Tiêu đề thư khá quan trọng nếu bạn cần trao đổi thông tin với khách hàng, hay đang trong quá trình tạo ra mối quan hệ hợp tác giữa cả hai bên.
Tiêu đề email tốt cũng giống như bạn đọc một cuốn sách. Nội dung này tạo cho người nhận cảm giác rằng họ nên đọc nội dung trong email này. Do đó, hãy viết một dòng tiêu đề tóm tắt ngắn gọn nội dung để người đọc biết nội dung email sẽ thể hiện điều gì.
 |
| Dịch vụ tuyển dụng nhân sự chia sẻ nhân viên nên có kỹ năng giao tiếp bằng email |
Nêu vấn đề ngay dòng đầu tiên của email
Headhunter vietnam cho rằng, một trong những sai lầm mà hầu hết nhân viên đều mắc phải khi viết email đó là nội dung quá dài dòng. Hãy đặt vấn đề chính ngay câu đầu tiên để người nhận biết được điểm quan trọng nhất email. Sau đó bạn hãy diễn giải chi tiết vấn đề trong nội dung của thư.
Gửi mail ngắn gọn
Như đã trình bày, số lượng email mỗi ngày nhận được sẽ khá nhiều. Do đó một kỹ năng giao tiếp qua email không thể thiếu đó là ngắn gọn và đúng trọng tâm, đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết và dễ hiểu.
Thể hiện sự lịch sự
Chẳng hạn doanh nghiệp đang tuyển dụng nhân sự cao cấp và bạn muốn ứng tuyển thì việc gửi email là bước không thể thiếu. Tuy nhiên vì đây là kênh phi giao tiếp nên những từ ngữ bạn sử dụng trong thư cần thể hiện được sự lịch sự của bản thân.
Hãy nhớ rằng luôn lịch sự với người nhận và đảm bảo rằng giọng bạn bạn dùng không khiến người đọc hiểu lầm về ý nghĩa. Sử dụng “Vui lòng” hay “Cảm ơn” có thể tạo ra sự dễ chịu cho người đọc, hay thậm chí là khách hàng của doanh nghiệp.
Không quên kiểm tra lại email trước khi gửi
Sẽ thế nào nếu bạn gửi email ứng tuyển cho công ty đang cần tuyển dụng nhân sự cấp cao nhưng lại sai chính tả hay thậm chí là viết sai tên doanh nghiệp. Để tránh gặp phải những tình huống khó xử như thế này, hãy kiểm tra cẩn thận nội dung email trước khi bấm nút gửi. Có thể nói tuy email là cách đơn giản để giao tiếp nhưng vẫn có thể gây ra những rắc rối nếu không có sự chỉn chu. Do đó, tự cải thiện kỹ năng giao tiếp qua email sẽ giúp nhân viên thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như tiến xa hơn trong sự nghiệp.
Xem thêm: Dịch vụ tuyển dụng nhân sự: Samsung tăng nhu cầu tìm lao động tại Việt Nam
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét